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              1. 企業費用預算解決方案

                隨著我國集團公司的形成和發展,企業的財務預算管理能力逐步發展起來,中石油、中石化、中外運等若干個成功案例也逐漸涌現出來。但是,現階段絕大部分企業預算仍然主要為手工的線下操作模式,并未在執行過程中得到有效的監控。在國內外市場競爭日趨激烈的經濟形勢下,開源節流并且優化配置企業的有限資源,以合理投入獲取最大利益產出,促進戰略目標如期達成,方能保障企業快速發展。



                傳統費用管理及預算控制過程存在的問題

                傳統的預算管控會因為各種人為因素造成公司財務制度無法得到有效執行,同時,在預算執行過程中,常常出現費用發生超出預算的情況。另外,由于傳統財務工作多表現為基礎勞動密集型的工作,大量重復工作導致財務人員總是人浮于事,嚴重影響工作效率。


                1.企業財務數據無法及時獲取和共享

                1.通常企業內與財務相關的軟件僅僅在有限的人員內使用,并未得到實時更新及共享,使得企業管理層無法及時獲取相關經營數據。由于財務數據和業務發生數據的時間差,常常導致費用發生一段時間后,待財務做賬時,才發現預算已經嚴重超支。

                2.在企業領導審核費用的過程中,并未有實時的預算執行情況數據提供審批支持,也是導致預算控制力不強的原因。


                2.企業財務制度形同虛設。

                1.企業財務制度體現在兩方面,一種為日常財務管理制度,主要表現為差旅、福利相關方面;另一種與日常運營相關,為預算管理制度,主要表現為公司預算執行監控以及項目預算的管控方面;由于制度都是紙面上的文字,在費用審核過程中受人為操作影響較大,常常導致不符合財務制度的費用被審批。


                3.手工作業效率低下,出錯率高。

                1.傳統財務工作范疇有很多在進行重復的工作,比如憑證的處理,報銷支付等,浪費大量人力處理基礎工作。

                2.在傳統費用管理及預算控制過程中,還會出現很多問題影響企業日常工作,見表1。

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                表1 傳統費用管理及預算控制存在的問題

                如何提升企業費用管理及預算控制能力

                由于企業費用管理及預算控制能力是企業管理能力提升的重點,企業對各業務部門日常財務管控都可以從合理的費用支出和財務預算過程控制開始?;谝陨蠁栴}的存在,不難發現問題的核心是由于企業內信息孤立、經營數據未得到及時更新及共享所致。由此看來,一套穩定、開放、安全的信息系統是解決以上問題的關鍵所在。


                會計信息化對企業費用管理及預算控制工作的支撐

                企業費用管理及預算控制系統的建設前提是基于Internet的系統,讓員工在任意地點都可以進行費用報銷、隨時監控報銷過程;讓領導隨時隨地可以審批,在審批過程中及時對預算執行過程進行審批輔助支持,并監控費用開支是否符合公司財務制度;能夠自動生成記賬憑證,并與網銀實時同步,減少財務手工操作帶來錯誤并降低財務支付風險,見圖1。

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                圖1 費用管理及預算控制系統

                1.系統建設原則。

                1.由于該系統中包含企業日常經營數據,于是對系統的穩定性和安全性提出了較高要求。保證企業在各種環境下的數據準確率,以及突發情況下的數據還原機制。安全性方面需要通過登錄安全驗證以及數據安全性做雙重保護。

                2.同時,由于避免信息孤島的存在,通常情況下需要與企業統一數據平臺中的基礎數據實現共享,也會涉及與企業外部系統的數據傳輸,比如網銀等。因此,對系統的開放性有較高的要求。



                2.費用管理及預算控制。

                預算編制、審核、變更。

                1.系統提供預算編制功能,作為預算控制的基礎依據,同時需要滿足企業預算執行過程常常碰到的問題,比如滾動預算、彈性預算等;預算審核過程中經常出現多個審批人由于不同意見反復修改的問題以及歷史數據參考的要求,可以通過線上與線下結合的方式共同完成。

                費用報銷申請及控制。

                1.報銷發起節點是財務制度控制的源頭,此時需要細化費用類型,并結合不同的費用中心、成本中心、收入中心等不同中心的考核辦法進行控制,某些固定費用類型只允許在預算內申請,某些費用類型可分為預算內和預算外的費用審核流程。

                2.為了方便員工報銷,在報銷申請時,可提供信用卡刷卡記錄導入接口,同時可降低相關違規費用風險。

                費用審核及控制。

                1.在審核過程中,系統需要給領導審批提示,比如:是否超過當前人員報銷標準?是否違反財務制度?是否超當期預算等等;同樣,預算控制方式也與不同中心的考核方式不同而不同。在超預算審批時,能夠實現實時預警,告知審批人相關風險。

                財務核算。

                1.在財務核算階段作為輔助核算工具,提供自動化憑證處理,并及時與網銀進行支付數據傳輸,大大減少財務手工工作量。


                3.經營決策分析。

                在費用管理及預算控制系統中,企業核心人員需要知道預算執行情況、費用發生分析等。

                預算執行情況:顯示各中心的年度總預算、期間預算、已執行數、執行中數據、剩余預算等;

                費用發生分析:顯示各中心當期以及歷史發生費用總和及明細,可按照個人、費用類型、項目等不同維護進行統計分析;

                費用管理及預算控制系統給企業帶來的價值

                費用管理及預算控制系統給企業帶來的價值具體表現見圖2。


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                圖2 費用管理及預算控制系統的價值

                縱觀世界上處于競爭優勢的大公司,都把信息技術作為推進體制創新、科技創新、管理創新的重要手段,在提升企業管理水平、優化管理流程、提高生產效率等方面,取得了明顯效果和經濟價值。在保證投入的基礎上,國外大型公司在信息化建設的過程中,重點考慮數據實時與準確控制、會計信息系統集成與數據統一、公司組織與流程優化的結合,這些方面的綜合實施保證了會計信息化建設效果的充分發揮。




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