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              1. 全員財務協同解決方案

                中國公司財務信息化的趨勢,必然要跨越“ERP財務”走向“共享財務”。

                友為全員財務系統實現了信息共享、數據整合、電子記賬等目標,而共享財務則是對整個公司價值鏈的財務業務活動進行全過程管理,共享財務的企業將徹底實現面向流程的信息化管理、協同管理和實時溝通。這種知識管理和服務共享將為企業創造更多的價值。

                深圳市友為軟件有限公司憑著多年的行業財務經驗,再加上過硬的計算機技術,率先推出全員財務管理平臺,功能如下:



                【共享財務的前提是“全員財務”】

                國內以前有財務集中的說法,共享財務比財務集中的角度更高一些,共享是集中和分散的有機統一,有“集”也有“散”,重點在服務共享,而財務集中更多的是偏向于業務集中,財務集中只是共享財務的第一步。

                電子賬務平臺的建設是共享財務中最重要的一環,建設共享財務時,機構建設、流程優化也很重要,但是,如果缺乏IT系統的支撐,共享財務還只能是個空中樓閣。共享財務項目是一個典型的“IT技術驅動管理變革型”項目。

                很多人以為就是一個員工自助報銷的系統有什么難建設的?其實,這種想法還只是停留在“手工操作電子化”的IT系統建設思路上。

                基于提供共享財務服務的電子賬務平臺首先必須是一個平臺級建設,這個平臺項目也是一個系統化工程,它的核心功能融合了很多先進的管理思想,而這些管理思想卻體現在軟件的功能細節上,絕非輕而易舉之事。

                友為全員財務系統的前提是“全員財務”,打破金蝶、用友軟件的“部門財務”的局面,實現企業的全體員工都可以使用這個平臺,這樣才會將信息收集和管理控制的觸角延伸到公司的每一個角落。

                只有面向員工界面的個性化的單據填寫才能使每個員工填寫單據成為可能。



                【“自動翻譯”】

                個性化單據填寫它實現了財務語言業務化。界面中沒有任何財務的專業詞匯,使得員工能夠用自己的工作語言來操作軟件,處理自己的日常工作,員工感覺到簡單易用,只需簡單提示就可以操作系統,這樣的IT系統才可能在全公司所有員工中普及。

                在系統的操作過程中,公司的一些管理制度和流程控制規則也會固化到系統中,隨著系統在全公司范圍內的使用,系統對每一個用戶輸入行為的控制都達到了公司管理的目的。

                為了滿足財務核算的需求,需要使用自動會計規則,通俗的來講,就是類似于“自動翻譯”,它是一系列規則的組合,這些規則把員工填寫的業務信息轉換成標準的賬務信息。比如:產生ERP中應付標準發票,產生ERP中的總賬憑證。

                自動會計規則是這個平臺的核心應用。沒有它,這個系統也只能是一個審批工具而已;有了它,就將業務活動和財務信息完美的結合起來。

                系統管理員在平臺實施時,需要對企業的原有賬務規則進行調研,并將規則錄入到系統中,這些規則在系統運行過程中也可以隨時調整的。浙江移動和中興通訊在進行新舊會計準則切換時,電子賬務平臺只是調整了一下參數,就繼續運行,準則切換基本沒有造成什么影響,這在其他財務系統,包括ERP系統都是沒法完全做到的。



                【業務抽象與了作流梳理】

                企業越大,財務審批越復雜,尤其是支出的審批。因為對支出審批進行嚴格控制是控制成本的最有效手段。運行審批服務的工作流引擎包括兩部分:技術引擎和審批規則。

                迅雷公司自己在運行的全球共享服務系統的在線人數在1000人左右,每天提交單據量在5000張左右,這么大的業務量數據對系統的運行效率要求是特別高的,從技術角度講,選擇一個很好的工作流技術十分重要。

                工作流程上運行的審批流程需要業務抽象,才能進行審批規則配置。財務的審批規則有它自己的特點,它要考慮到費用類型、組織結構、部門類型、領導級別,甚至還要考慮到領導的個人癖好等特點。

                試想一下,在一個上萬人的公司,上百個部門的集團內,逐個設置審批流根本是不可能的,所以,審批規則的抽象十分重要,沒有對大量業務實踐進行總結和歸納,是不能產生一個優秀的審批規則的。

                我們知道企業通過實施ERP實現企業流程信息化管理這種說法已經提了很多年,但是我們觀察到,很多已經實施了ERP(包括著名的ERP 產品SAP,ORACLE)的企業后,很多處理環節還是領導和員工紙面手工審批和處理。

                一個關鍵環節是手工處理,只是將處理結果錄入ERP的模式怎么能叫做流程信息化呢?它最多也就是信息錄入員之間的流程信息化。

                關鍵處理環節未在ERP系統中處理的原因一般有這樣幾個:ERP不能定義復雜的審批流程,尤其是費用支出這塊,而國內企業對這塊又十分重視;ERP操作界面復雜和專業化,不容易操作;ERP受網絡條件,許可證限制等因素不適合推廣到公司所有用戶。

                所以說,友為全員財務平臺的應用才能使得“全員參與”成為現實,也只有這樣企業才能實現徹底的面向流程的信息化管理,而以前的ERP財務還是未脫離專業化的影子,也只能是“全公司范圍內的局部應用”。



                【接口】

                ERP是企業的核心信息系統,友為全員財務平臺中任何功能和ERP交互數據時,使用統一接口服務來將財務務信息導人到ERP,同時也實時從 ERP同步數據,這樣接口服務就起到一個“適配器”的功能,和ERP實現了無縫鏈接。

                統一接口服務不僅極大的降低了接口開發復雜度,財務人員工作也從每日煩瑣的單據錄入中獲得了解放,可以把更多的精力放在財務管理方面,這也使得建立共享服務中心(SSC)提供基于集團層面的財務共享財務服務成為可能。

                企業和銀行之間的業務往來日趨頻繁和復雜,企業和銀行的直連服務可以將ERP的付款信息先經過審批,然后進行加密和安全處理,直接發送到銀行端的系統接口,銀行系統完成支付后,返回支付成功信息,電子賬務平臺啟動通知服務,通知員工或供應商。企業也可以實現實時銀行賬戶查詢以及自動對賬功能。



                【特點和價值】

                差旅費報銷的流程,只是電子賬務平臺應用的一個縮影,企業中大量的收入、工程、資產等只要與財務有關的業務都在電子賬務平臺中處理。電子賬務平臺的成功應用很具體的體現了下面幾個管理理念:

                1.“實時企業”與“協同管理”。

                2.“知識管理”。

                3.“服務共享”。



                友為全員財務平臺,實現企業財務管理流程一體化、規范化、準確化:

                1.員工隨時隨地在線進行費用申請、報銷申請;

                2.領導隨時隨地在線進行所有申請單據的審批;

                3.財務人員批量審核已通過審批的所有單據;

                4.出納人員批量付款;

                這些流程的推動是靠系統流程和單據流程來推動的,而不是靠員工一個個去催促或者靠個人自覺。每一個處理工序都會收到上一個工序的任務,每一個工序都有一個標準時限要求,任何動作都要在標準內完成,并且每一步的操作都與軟件操作相關,全過程的流程是透明的,超過時限的工序都會收到系統的自動通知,并會被系統進行統計。每個工序的自我改進都會觸發全流程的協同效應,一張單據經過4天即完成付款并且是在異地完成付款就是實時和協同的最好體現。

                知識是信息的沉淀和加工,知識決定了如何去做,全員財務平臺提供了企業大量業務數據的收集功能,全公司員工對業務細節的輸入都會挖掘出驚人的價值。假設迅雷公司全省范圍內填寫的差旅單,在進行數據挖掘后發現,全年從深圳坐飛機出差的人次數是1000次,機票費用是100萬,這個時候,迅雷公司完全可以把從深圳出發的飛機訂票業務交給一個票務公司管理,并協定在最低票價的基礎上再給予折扣,而以前通過ERP管理是根本無法獲取這些業務信息的。

                另外,業務信息從個人分散管理進而轉變為組織記憶,員工的技能和經驗通過軟件的應用轉變為知識沉淀,軟件版本的改進和新用戶每一次對系統的應用都對前人工作的價值分享。新員工入職后,很多規章制度都在軟件操作的細節中體現,學會了軟件操作,工作就很容易上手。

                服務共享的本質在于通過集中專業化的服務來滿足集團內部的業務需求,共享服務打破了區域、組織、語言、法律的界限,使得組織內部分工更加清晰,在快速響應客戶需求、提高服務質量的基礎上,不斷的降低服務成本。

                集團公司通過建立全國核算中心,各個地市的財務工作就會從煩瑣的財務核算工作中解脫出來,財務核算的工作就交給核算中心去完成專業化的服務,自己將更多的精力投入到預算、資金、成本等財務管理工作中去。

                共享財務是企業財務管理工作的新趨勢,對于大型企業集團的多法人,多地點、多幣種、多語言經營模式具有重大的理論參考和實踐應用價值。




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